10 technika, amivel többé nem késed le a határidőket
Problémáid akadtak a határidők betartásával? Nem vagy egyedül, ráadásul a krónikus késedelem nem teljesen a te hibád.
Kutatások újra és újra kimutatták, hogy az emberek nem éppen jeleskednek a dolgok megtervezésében. Egy 1977-es tanulmány megállapította, hogy a határidőket nem a valóságra, hanem optimista előrejelzésekre alapozva határozzuk meg. Más tanulmány azt is bebizonyította, hogy a komplikáltabb feladatok esetén a határidőket tudattalanul távolabbinak érzékeljük, mint amennyire valójában vannak. Más szóval az agyunk semmit nem ér, mikor a határidők tervezéséről van szó.
Egy kutatás azt is megállapította, hogy azok számára, akiknek gyerekként kiszámíthatatlan rutinjaik voltak, sokkal nehezebben megy az időgazdálkodás. Sőt a megfelelő időgazdálkodási rutinhoz az is hozzájárul, mennyi akaraterővel rendelkezünk. A stanfordi egyetem híres pillecukor tesztje bebizonyította, hogy a sikeres felnőttek gyerekkorukban több önfegyelemre voltak képesek. A kísérletben 18 évig követték nyomon a gyerekeket, és megállapították, hogy azok, akik nem vették el az első cukorkát, hanem képesek voltak arra, hogy kivárják a második cukrot is, sokkal sikeresebbek lettek az iskolában, és boldogabbak az életükben.
A határidők betartása egy képesség, ami tanulható, és számos eszköz áll a rendelkezésünkre, hogy jobb szervezőkészséggel rendelkezzünk. Nem kell csapongó elménk áldozataivá válnunk. Az alábbi technikák segítségével többé egy határidőt sem mulasztunk el, függetlenül attól, mennyire voltak hibásak a becsléseink:
#1. Tisztázd, mit várnak el tőled
Egy Gallup jelentés az találta, hogy a dolgozók 46 százaléka úgy hagyja el a munkamegbeszéléseket, hogy fogalma sincs, mi legyen a következő lépés. Ha a kiosztott feladat nem az, amit vártál, több munkát fogsz végezni, és elmulasztod a határidőt is. Ezért biztosnak kell lenned, hogy világosan megértetted a szerepedet, és fel kell tenned magadnak a következő kérdéseket:
- Mi a fő prioritásom
- Mit kell tennem, ha olyan feladattal találkozom, amelyet nem tudok önmagam megoldani?
- Milyen a siker, és hogyan mérhető?
Nézd meg legfrissebb állásainkat:
PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI ÁLLÁSOK
IT ÉS TELEKOMMUNIKÁCIÓS ÁLLÁSOK
ÉRTÉKESÍTÉSI ÉS KERESKEDELEMI ÁLLÁSOK
#2. Légy biztos abban, hogy helyes forrásokat, információkat és eszközöket használsz
Jeffrey Ford szervezeti viselkedéskutató szerint ahhoz, hogy tartani tudjuk az ígéretünket, tisztában kell lennünk a feladat minden egyes lépésével. Ha például azzal bíztak meg, hogy szervezd meg, hogy a céged jelen legyen egy szakmai találkozón, a következő lépéseket kell követned:
- Időpont, helyszín, kontaktlista (információ)
- Büdzsé, a résztvevő személyzet száma (forrás)
- Elérhető/szükséges biztosítékok (eszközök)
- A foglalás fizetési módja és részletei (hozzájárulás)
- A rendezvény fő céljai/következményei (útmutatás)
- A menedzser neve, aki felelős a rendezvényért (felhatalmazás)
#3. Oszd be a prioritásaidat
Ha szeretnél kész lenni a feladattal már a határidő előtt, akkor hatékonyan kell megközelítened, vagyis meg kell értened a prioritásokat, mielőtt teljesítenéd a feladatot. Kövesd a Kritikus Ösvény Analízist, hogy meghatározd azt a minimális időt, amely szükséges a projekt teljesítéséhez: listázd az összes tevékenységet, időtartamukat, illetve azt, milyen más feladatoktól függenek, így pontosan tisztában leszel a folyamattal.
#4. Légy reális azzal kapcsolatban, milyen feladatot, mikor tudsz elvégezni
Hajlamosak vagyunk túlbecsülni a feladat elvégzésre való képességünket. Ahhoz, hogy felkészüljünk a nem várt esetekre, mindig határozzunk meg egy kicsivel több időt a feladat elvégzéséhez, mint amennyit első blikkre mondanánk.
#5. Határozzunk meg részhatáridőket
Kevesebbet fogunk halogatni, ha egy projektet kisebb részprojektekre bontunk. Készítsünk egy eredményjelző táblát, amire feljegyezzük a munkafolyamatot, az elvégzett részfeladatokat, illetve jelölhetjük azt is, épp hány százalékát végeztük el az adott projektnek.
#6. Legyünk az időnk saját urai azzal, hogy meghatározzuk, illetve megbecsüljük a megjósolható zavaró tényezőket
Sok esetben megengedjük az embereknek, hogy megszakítsanak minket, most viszont arra kell treníroznunk őket, hogy tartsák tiszteletben az időnket. Határozzuk meg, a nap folyamán mikor fogunk válaszolni az e-mailekre és a telefon üzenetekre. Az e-maileket kétóránként ellenőrizzük ahelyett, hogy rögtön válaszolnánk rájuk, amint megérkeznek.
#7. Csoportosítsd a nap elejére
Időgazdálkodási szakértők azt javasolják, hogy a legfontosabb feladatokat lehetőleg a hét és a nap elején lássuk el, hogy elkerüljük a stresszt és a nyomást, amit a határidő okoz. Reggelente ne az e-mailek megválaszolása legyen az első, hanem a legfontosabb feladat elvégzése.
#8. Hagyd, hogy a technológia gazdálkodjon az időddel
Remek dolog, ha a telefonod mindig emlékeztet egy-egy fontosabb feladatra a nap folyamán. Töltsd le egy time management alkalmazást az okostelefonodra, vagy szimplán csak jegyezd fel a naptárodba minden fontosabb teendőt.
#9. Ne vállalj túl sokat, ne bízd el magad
A határidőket általában távolabbinak érzékeljük, mint amennyire valójában vannak, ezért sokszor mellékes feladatokkal töltjük ki az időt. Legyen egy általános válaszüzeneted a kollégáknak, amikor épp egy fontos feladaton dolgozol, például ez:
„Köszönöm az e-mailt. Éppen egy szoros határidejű munkán dolgozom, ezért most nem tudok eleget tenni a kérésednek, de amint lehetővé válik, válaszolok a leveledre. Ha sürgős ügyben keresel, kérlek, fordulj X kollégámhoz.”
#10. Ha valóban szükséged van még több időre, kérd személyesen
Tanulmányok szerint a szemtől szembeni kommunikáció 34 százalékkal hatásosabb, mint mikor e-mailben kérünk valamit. Ha már így adódott, ne várj az utolsó pillanatig, és ne feltételezd, hogy a határidő rugalmas. Inkább javasolj egy ésszerű határidőt, és tégy lépéseket annak érdekében, hogy legközelebb ez ne forduljon elő.
A Recruiter cikke nyomán
Kövess minket a Facebookon!
Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!