Te is utálod a „barátságos” emlékeztető emaileket?
Udvarias dolognak látszik, pedig nagyon bosszantó és passzív-agresszív módszer.
Hányszor kaptál barátságosnak tűnő emlékeztetést, és hányszor küldtél te magad is ilyet? Lehet, úgy gondolod, hogy a „barátságos emlékeztető” abszolút professzionális módja a sürgetésnek, olyannyira, hogy nem is tűnnek annak, holott egy tapasztaltabb címzettnek leesik azonnal a tantusz, és annak fogja érteni az e-mailedet, ami valójában: ideges sürgetésnek. Ha szokásoddá vált ez a fajta figyelmeztetés, azonnal szokj le róla. Hogy miért?
Aláássa a hitelességedet
Sokszor előfordul, hogy nem tudunk máshogy kontaktusba lépni kollégáinkkal, mint e-mailen. Mivel jól tudjuk, hogy írásban minden jóval szigorúbbnak tűnik, mint szóban, olyan szavakkal próbáljuk meg lágyítani mondandók keménységét, mint például a „talán”, a „valószínűleg” vagy a „tényleg. Ám ezek a szavak sértik munkahelyi hitelességünket, és nem a mondandónk lesz finom tőle, hanem mi tűnünk majd bizonytalannak.
Pár évvel ezelőtt az Apple és a Google korábbi vezetője, Ellen Petry Leanse írt egy történetet arról, hogyan vette észre, hogy a „csak” szót egyfajta mankónak használja a mondandójában. „Volt valami ebben a szóban, ami nem tetszett. Mintha folyamatosan csak mások engedélyéért és bocsánatáért esedeznék, ha kérni szeretnék valamit” – mondta.
Nézd meg legfrissebb állásainkat:
PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI ÁLLÁSOK
IT ÉS TELEKOMMUNIKÁCIÓS ÁLLÁSOK
ÉRTÉKESÍTÉSI ÉS KERESKEDELEMI ÁLLÁSOK
SZAKMUNKÁS ÉS FIZIKAI MUNKÁS ÁLLÁSOK
Ugyanez játszódik le az olyan bocsánatért esedező kifejezések használatakor, mint a „Sajnálom, de nem gondolom, hogy ez jó stratégia”. Miért kellene sajnálnunk azt, ha más a véleményünk vagy a nézetünk valamiről, amelynek kialakításáért ráadásul keményen tanultunk, dolgoztunk és fejlődtünk? Ne kérjünk bocsánatot, ahogyan „barátságos emlékeztetőket” se küldjünk másoknak. Kijelentéseinknek ugyanis világosnak, közvetlennek kell lenniük, mert így nagyobb valószínűséggel érdemlünk ki tiszteletet, amely az általunk kért munka elvégzéséhez mindenképp szükséges. Ráadásul így időt is spórolunk, hiszen rövidebb e-maileket küldhetünk.
Nehezebbé teszi a felettesekkel való kommunikációt
Mi van akkor, ha az a személy, akitől kérünk, nálunk magasabb beosztásban van? Gyakran előfordul, hogy minél magasabb beosztású az a személy, akit emlékeztetnünk kell valamire, annál inkább megalázkodóvá válik a nyelvezetünk. Hiszen milyen jogon kérünk egy nálunk magasabb beosztású valakit arra, hogy szívességet tegyen nekünk? – tehetjük fel a kérdést magunknak.
Emlékezzünk azonban arra, hogy a jó modor és a tiszteletteljesség nem egyenlő a meghunyászkodással. Lehetünk udvariasak és asszertívak is egyszerre, ha a megfelelő megszólítást és kifejezésmódot használjuk, és nem szívességet kérünk, hanem csupán a munkánkat végezzük, amely a cég számára is előnyös. Ezzel a hozzáállással írjuk meg az e-mailt.
Könnyű elveszni valakinek a postafiókjában
Mi van akkor, ha az eredeti kérésünket nem szándékosan hagyták figyelmen kívül? Mindenki milliónyi e-mailt kap nap mint nap, ezért mindig megvan rá az esély, hogy elkallódik a levelünk. Ezért ahelyett, hogy külön emlékeztető e-mailt küldenénk, egyszerűen küldjük újra az eredeti üzenetünket egy piros „sürgős” zászlócskával. Vagy ami még ennél is jobb, emeljük fel a telefont, esetleg küldjünk egy naptármeghívást neki egy rövid, 10 perces meetingről. Utóbbi nagyon is működő dolog: a Microsoft Outlookban, ha a címzett figyelmen kívül hagyja az értekezlet-meghívást, a találkozóról továbbra is érkeznek majd értesítések, mindaddig, amíg el nem utasítja. Így előbb-utóbb kénytelen lesz reagálni a kérésünkre.
A Fast Company cikke nyomán.
Kövess minket a Facebookon!
Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!