7 általános e-mail baki, amit ne kövess el
Amióta létezik e-mail, számos hiba is felütötte a fejét. Ez a 7 legáltalánosabb, amit valószínű te is elkövetsz nap mint nap.
Az e-mail már évtizedek óta létezik, és sikere töretlen marad még akkor is, ha számos vállalat rendelkezik más profi kommunikációs platformokkal, szoftverekkel. Az e-mailezést az egyik legnagyobb időpazarlásnak tartják sokan, tennivalók listájának, mely felett nincs ellenőrzésünk – véli Aye Moah, a Boomeráng nevű teljesítményszoftver alapítója. „Ez nyitott protokoll, és bárki, aki meg tudja szerezni az e-mail címünket, rákényszeríthet minket arra, hogy figyelmet tulajdonítsunk a beérkező leveleinek” – mondja.
Mások szerint az e-mail könnyű használata is növelheti a frusztrációt. Egy e-mailre ugyanis nagyon könnyű válaszolni mind az idő, mind az erőfeszítés szempontjából, ezért sokan teljesen szükségtelen üzeneteket küldenek és olvasnak. A hagyományos levelezés régen sokkal több időt vett igénybe, ezért az emberek kétszer is meggondolták, mit és mennyiszer írjanak egymásnak, ezzel szemben e-mailezni nem nagy feladat, viszont nagyon sok irreleváns információ termelődik általa.
Nézd meg legfrissebb állásainkat:
PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI ÁLLÁSOK
IT ÉS TELEKOMMUNIKÁCIÓS ÁLLÁSOK
ÉRTÉKESÍTÉSI ÉS KERESKEDELEMI ÁLLÁSOK
Amióta létezik e-mail, számos hiba is felütötte a fejét. Ez a 7 legáltalánosabb, amit valószínű te is elkövetsz nap mint nap:
#1. A CapsLock használata a tárgymezőben
Szívrohamot kapunk, amikor meglátjuk, majd kinyitva az e-mail rájövünk, teljesen felesleges volt a riadalom. A CapsLock az interneten egyértelműen a kiabálással azonosítható, általában a levélszeméttel ügyeskedő csalók élnek ezzel a lehetőséggel, ami egyébként egyáltalán nem hatékony. A Boomerang tanulmánya szerint azok a felhasználók, akik CapsLockot használtak a tárgyban, 30%-kal kevesebb választ kaptak. Ha valami valóban sürgős, egyszerűen mondjuk ki a sürgősséget a tárgyban. Ha valaminek határideje van, azt is mondjuk el már a tárgyban. Azonban a teljesen kisbetűs tárgysor is rossz. A kisbetűkkel indított e-mailek csupán 28,4%-os arányban kaptak választ, ezzel szemben 32,6% volt azoknak az e-maileknek a válaszadási rátája, amelyek megfelelő arányban tartalmaztak kis- és nagybetűket.
#2. Nem egyértelmű tárgy
Soha ne írjunk olyan általános dolgokat a tárgyba, mint pl. „szia”. Ha a téma nem egyértelmű, a fogadó nem fogja tudni, miről szól a beszélgetés. Ha új információkat adunk hozzá közben az e-mailezéshez, ne felejtsük el módosítani, frissíteni a tárgyat. Ha nem írunk új tárgyat, nehéz lesz megtalálni a levelünket később, és az újonnan becsatlakozók sem fogják tudni, hogy miről van szó.
#3. Nem használjuk jól a CC-t, BCC-t
Csábító, hogy úgy rakunk fel másokat is CC-re, hogy nem adunk hozzá semmiféle információt. A „CC” tájékoztatja a címzetteket arról, hogy bekerültek a beszélgetésbe, de semmilyen további műveletre nincs szükség. A „BBC”, vagyis a titkos másolat pedig azt tudatja velük, hogy titkosan kerültek bele a beszélgetésbe. Ha bölcsen használjuk ezeket a lehetőségeket, rengeteg időt és erőfeszítést takaríthatunk meg, és szükség esetén információt szolgáltathatunk a címzetteknek.
#4. Túl terjedelmes vagy szűkszavú e-maileket írunk
A rövid e-mail nem probléma, kivéve akkor, ha az nem közvetíti megfelelően a téma összetettségét. Ne küldj 5000 szónál többet, ha csak egy pizzát szeretnél. Mindig győződj meg róla, hogy a hosszúság a tartalom súlyosságával arányos.
#5. Nem fejezzük ki köszönetünket az e-mail végén
Szükség esetén köszönetnyilvánítással zárjuk le az e-mailt, persze elég egy egyszerű „köszönöm”, „köszönöm előre” is. Ezek a kifejezések 36%-kal növelik a válaszadási hajlandóságot a Boomerang szerint. Ezzel azt mutatjuk, hogy nagyra értékeljük azt a személyt, aki figyelmet szentel az üzenetünknek, ha pedig előre megköszönjük neki a szívességet, sokkal inkább hajlandó lesz azt megtenni.
#6. Hétfőn küldünk e-maileket
Persze ez nem hatalmas probléma, ráadásul elkerülhetetlen nem megtennünk, de jó, ha tudjuk, hogy az emberek általában nincsenek a legjobb hangulatunkban, és mi is sokkal hajlamosabbak vagyunk nagy hibákat elkövetni a hétvége utáni első munkanapon. Ha tehát kénytelenek vagyunk hétfőn e-mailezni, mindenképp ellenőrizzük le, hogy nincsenek benne hibák.
A Boomeráng tanulmánya azt találta, hogy hétfőn az emberek sokkal negatívabb tárgyakat és e-maileket írnak, amelyekre kevésbé valószínű, hogy megérkezik a válasz.
#7. Azonnali választ várunk
Annak ellenére, hogy egy e-mail elküldése gyors és azonnali folyamat, nem biztos, hogy azonnal kapunk is rá választ. Az e-mail és a chat nem ugyanaz. Ha elküldünk valakinek egy e-mailt, mindig emlékeztessük magunkat arra, hogy lehet, más dolga van, vagy még nem látta az üzenetünket. Az azonnali kielégülés kultúrájában egyre jobban hozzászoktunk az azonnalisághoz, és ennek eredményeképp sokkal türelmetlenebbek vagyunk. Próbáljuk visszafogni magunkban ezt a sürgetést.
A Fast Company cikke nyomán
Kövess minket a Facebookon!
Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!